Как аутсорсинг поможет Вам?

В последние кризисные годы крупный и средний бизнес существенно сократил свои потери за счет использования аутсорсинга. Это стало возможным благодаря способности BPO (Business Process Outsourcing) провайдеров к гибкому масштабированию собственных услуг. То есть применение аутсорсинга бизнес-процессов позволяет резко увеличивать объем оказанных услуг в период экономического подъема и также резко сокращать его, а соответственно, и стоимость реализации переданного бизнес-процесса, во время кризиса.

Снижения расходов можно добиться только при правильной организации бизнес-процессов. По мнению экспертов, всегда лучше передавать провайдеру некритичные для деятельности компании операции, а часть процессов оставлять внутри компании. Например, внешнему подрядчику можно передать функции по обработке первичной документации, авансовых отчетов, операции по работе с клиент-банком, учет основных средств, корпоративную отчетность, налоговый и бухгалтерский учет. В то же время во внутренней финансовой службе компании-Заказчика целесообразнее оставить работу с дебиторской задолженностью и администрирование платежей.

В зоне ответственности компании-Заказчика обязательно остается анализ корпоративной отчетности, при потребности, возможность консолидации по группе компаний, а также принятие всех управленческих решений.

Провайдер аутсорсинга Interсomp Украина обеспечивает полный комплекс услуг в сфере HR и финансов: бухгалтерское обслуживание, аутстаффинг и кадровое администрирование, поиск и подбор персонала, его адаптация и оформление трудовых договоров, оценка персонала, расчет зарплаты, разработка систем льгот и компенсаций, организация систем охраны труда, систем воинского учета, автоматизация бизнес-процессов на базе платформы 1С. Оптимальное решение принимается в зависимости от масштабов и сферы деятельности компании. Всегда есть возможность как полной кадровой и бухгалтерской поддержки, так и передачи на аутсорсинг отдельных операций и участков Вашего бизнеса.

Аутсорсинг расчета заработной платы и кадров

Наглядным примером экономической целесообразности аутсорсинга является сравнение расходов компании при передаче процессов по расчету заработной платы и определенных операций в сфере кадрового администрирования стороннему подрядчику с затратами на организацию этих же процессов силами внутренней HR-службы аналогичного предприятия.

Согласно результатам исследования ADP/PwC, аутсорсинг функций по расчету зарплаты и кадровому администрированию на 18% более выгоден, нежели обеспечение этих процессов собственными силами предприятия (см. рис. «Внутренние ресурсы  VS  Аутсорсинг»)

Стратегический аутсорсинг

На более ранних стадиях развития этой отрасли аутсорсинг сводился к прямому копированию провайдером схем выполнения переданных ему функций, только уже на территории (в офисе) провайдера. Сейчас более актуальным является трансформационный или стратегический аутсорсинг.

Различия кроются в двух основных блоках передаваемого подрядчику процесса. Это блоки, которые касаются самого внедрения проекта и его непосредственного регулярного обслуживания. Если речь идет о блоке внедрения, в нем обязательно должен присутствовать принцип (цикл) Деминга - PDCA (Plan-Do-Check-Act или Plan-Do-Check-Adjust). В применении этого цикла к аутсорсинговой модели подразумевается, что основными фазами этого цикла будет: планирование или развитие проекта, собственно внедрение (оно подразделяется на процессную и техническую части), поддержка и оптимизация «живого» проекта, регулярное тестирование его эффективности и повторный анализ.

Отказ от имплантных моделей

Многие руководители считают основной целью аутсорсинга перенос ответственности и рисков, связанных, например, с бухгалтерскими операциями, на провайдера. Причем оптимизировать структуру самого процесса не планируется. Часто отсюда следует и требование о выполнении переданных операций в офисе заказчика. В таком случае меняется исключительно физический исполнитель процесса, но о реальной экономической выгоде от такой модели аутсорсинга сложно говорить. Кроме того, дополнительной ценности и оптимизации процессу такая модель не принесет. Дополнительным недостатком является также невозможность со стороны провайдера в полной мере контролировать процесс работы своего сотрудника в офисе клиента, соответственно, пропадает возможность этот процесс оптимизировать. Вышесказанное сводится к отрицанию принципов стратегического или трансформационного аутсорсинга в данной модели. То же касается и передачи на аутсорсинг отдельных участков без анализа эффективности данного бизнес-процесса как целого. Например, прежде чем начинать обработку авансовых отчетов, необходимо ознакомится с механизмом документооборота в компании, деталями взаимодействия между бухгалтерией, отделом по расчету зарплаты и сотрудниками, которые ездят командировки.

Чрезвычайно важным элементом стратегического подхода в аутсорсинге является собственная технологическая база компании-провайдера.

Развитая инфраструктура подрядчика расширяет рамки оптимизации переданных процессов: те или иные операции автоматизируются, внутреннее программное обеспечение трансформируется с учетом потребностей клиента, производится интеграция с ERP системами (поскольку международные компании также используют для внутренних целей SAP, Sun Systems, Oracle, Scala Hyperion, Scala и др.). Отметим, что как таковая интеграция может происходить как на уровне трансформации отчетности или выгрузки результирующих проводок по уже осуществленным операциям, так и на уровне ежедневной синхронизации данных с учетными системами заказчика и провайдера.

Также набирают популярность интерактивные решения для взаимосвязи с провайдером - порталы обмена данными, SAAS (программное обеспечение как услуга), ESS (employee self-service).

Возможно, наибольшую сложность при внедрении аутсорсинг-моделей, составляет корректное управление изменениями. Потому после этапа внедрения проекта необходимо тщательно отслеживать его KPI. Кроме того, расчет эффективности должен вестись как со стороны провайдера, так и со стороны заказчика.

Исключительно финансовые показатели, которые во многих компаниях применяются для оценки эффективности работы подразделений, не составляют полной картины. Поскольку себестоимость обеспечения функции in-house, как и расходы на оплату аутсорсинга, во многом зависят от отлаженности и точности организации самого процесса, так называемые операционные метрики также необходимо контролировать.

Соответственно, необходимый уровень и оптимальное соотношение цена-качество предоставляемых услуг может предоставить только та компания-провайдер, которая непреклонно следует всем этапам контроля (а он соответствует стандартам ISO 9001). И только в этом случае клиент сможет объективно оценить все преимущества аутсорсинга. (см. рис. «От типичного к трансформационному аутсорсингу»)

Как обеспечить успех проекта по переходу на BPO?

Различают два подхода: функциональный и финансовый.

При функциональном подходе клиент получает увеличение и улучшение производительности труда, например, оптимизацию бизнес-процессов в рамках финансовой функции.

Процессуальный подход предусматривает стратегическое планирование непрерывных процессов, интегрирующих начальные и завершающие процессы, а также консолидирующих функции компании.

Объемы и качество трансформаций зависят от приоритетов бизнеса. Единого универсального подхода к применению трансформационного/стратегического аутсорсинга не существует. Индивидуальную модель для каждого конкретного предприятия и конкретных целей разрабатывает провайдер.

Источник: www.intercomp.com.ua