Как организовать и провести бизнес-конференцию

Успешное развитие бизнеса в нашей стране невозможно без обмена опытом между партнёрами и изучения новых технологий развития.

Естественно, туда же можно отнести и стратегии развития компаний, и их бюджетирование. Конференция – очень удобный способ объединения большого количества людей для обмена опытом на любом уровне. Чтобы это мероприятие прошло успешно, нужно учесть ряд нюансов и тогда это станет ярким событием как для организаторов, так и для посетителей такой конференции.

Дата проведения. Согласовывать её нужно в двухстороннем порядке, тщательно учитывая особенности и традиции общего количества людей. Особенно это касается иностранцев, так как их устои могут разительно отличаться от наших.

2. Место проведения. Помещение должно соответствовать количеству людей и быть свободным на момент проведения вашего собрания. Удобное место расположения с хорошим подъездом и стоянкой для автомобилей должно быть также оборудовано для таких целей необходимой мебелью, техническими приборами и хорошим освещением. Желательно, чтобы помещение для недолгих кофе-пауз было отдельным и располагалось неподалеку.

Размещение и питание гостей. Для иногородних и иностранцев заранее нужно заказать гостиницу и удостовериться в надлежащих условиях проживания и наличии необходимого количества мест на дату проведения. Проживание желательно организовывать рядом с местом проведения. Кроме кофе-брейков, необходимо провести ланч, обед или ужин для гостей, если конференция затягивается на несколько дней. Возможно, понадобится разработать культурно-развлекательную программу или организовать пост-туры или экскурсии для приезжих.

Перевозки. Основными по значимости являются перевозки от места прибытия гостей (самолётом или поездом) до места проживания и проведения конференции. Транспортом могут служить автомобили, микроавтобусы или автобусы. Важно учесть то, чтобы транспорт был в достаточной мере комфортабельным. Возможно, от вас понадобится покупка билетов для иногородних участников.

Первостепенной задачей для организации конференции 2014 является, конечно же, составление смет расходов, где должно быть чётко прописано количество участников. Одно взаимосвязано с другим. Договора с предоставляющими услуги предприятиями должны быть заключены таким образом, чтобы была возможность скорректировать дату и время проведения или разорвать соглашение в одностороннем порядке, если что-то вдруг пойдёт не по плану. Гостей конференции нужно заранее предупредить о дате и месте её проведения и получить от них письменное уведомление о своём прибытии.

Главное помнить, что хорошо проведённая конференция способна в некоторых случаях увеличить годовой доход от вашего бизнеса на 25%, а это является весьма и весьма немаловажным стимулом для её организации.